کپی برابر اصل ابرازی یعنی چه؟

کپی برابر اصل ابرازی به معنای تأیید صرفاً مطابقت ظاهری فتوکپی با اصل سندی است که توسط متقاضی ارائه شده، بدون اینکه سردفتر مسئولیتی در قبال اصالت ماهوی، صحت محتوا یا جعلی نبودن آن سند داشته باشد. این عبارت، تمایزی حیاتی با کپی برابر اصل معمولی ایجاد می کند و به معنای عدم تضمین اصالت سند توسط مرجع برابرکننده است. این رویکرد بر مبنای ماده 57 قانون آیین دادرسی مدنی و بخشنامه های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.

در معاملات و امور حقوقی، اهمیت ارائه مدارک و اسناد با اعتبار قانونی بر کسی پوشیده نیست. اغلب برای حفظ اسناد اصلی و جلوگیری از مفقود شدن یا آسیب دیدن آن ها، نیاز به نسخه های تأییدشده یا همان کپی برابر اصل داریم. این خدمت که توسط مراجع ذی صلاحی چون دفاتر اسناد رسمی و محاکم قضایی ارائه می شود، به منظور تأیید مطابقت رونوشت با اصل سند است. با این حال، در برخی موارد، بر روی مهر برابر اصل دفاتر اسناد رسمی، عبارتی تحت عنوان ابرازی نیز درج می گردد که اغلب ابهامات و سردرگمی های بسیاری را برای متقاضیان و حتی برخی مراجع ایجاد می کند. درک دقیق مفهوم کپی برابر اصل ابرازی برای جلوگیری از مشکلات حقوقی و اطمینان از اعتبار اسناد در مراجع مختلف ضروری است.

کپی برابر اصل چیست؟ تعریف و کاربردها

کپی برابر اصل به تأیید مطابقت یک تصویر، فتوکپی یا رونوشت از یک سند با اصل آن اطلاق می شود. هدف از این اقدام، فراهم آوردن نسخه ای معتبر از سند اصلی است که بتوان از آن در فرآیندهای اداری، حقوقی و قضایی استفاده کرد، بدون اینکه نیاز به ارائه مکرر اصل سند وجود داشته باشد. این امر به حفاظت از اسناد ارزشمند و کاهش ریسک مفقودی یا آسیب دیدگی آن ها کمک شایانی می کند. کپی برابر اصل دارای اعتبار قانونی است و در بسیاری از مراجع به عنوان یک سند قابل استناد پذیرفته می شود.

اهمیت و ضرورت برابر اصل کردن اسناد

خدمت برابر اصل کردن اسناد اهمیت ویژه ای در چرخه امور اداری و قضایی دارد. از جمله دلایل اصلی اهمیت آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حفاظت از اسناد اصلی: اسناد مهمی مانند شناسنامه، کارت ملی، مدارک تحصیلی، سند ازدواج یا اسناد مالکیت، اغلب یک بار صادر می شوند و تهیه مجدد آن ها زمان بر و دشوار است. برابر اصل کردن کپی این اسناد، امکان نگهداری اصل در مکانی امن را فراهم می آورد.
• ارائه به مراجع مختلف: بسیاری از سازمان ها، ادارات، بانک ها، دانشگاه ها، سفارتخانه ها و محاکم قضایی، برای انجام امور مختلف نیاز به رونوشت های معتبر از اسناد دارند. کپی برابر اصل این نیاز را مرتفع می سازد.
• سهولت در انجام امور: به جای حمل و ارائه مکرر اصل مدارک، می توان با در دست داشتن نسخه های برابر اصل شده، امور اداری و قانونی را به سهولت بیشتری انجام داد.

مراجع صالح برای برابر اصل کردن

بر اساس قوانین جاری، مراجع مختلفی صلاحیت برابر اصل کردن اسناد را دارند:

• دفاتر اسناد رسمی: این دفاتر اصلی ترین مرجع برای برابر اصل کردن انواع اسناد، اعم از اسناد رسمی و عادی، هستند. سردفتران با تطبیق کپی با اصل، مطابقت آن را گواهی می کنند.
• محاکم قضایی: در جریان پرونده های حقوقی و کیفری، قضات یا مدیران دفاتر دادگاه نیز می توانند رونوشت اسناد را با اصل آن مطابقت داده و برابر اصل نمایند. ماده 57 قانون آیین دادرسی مدنی به صراحت به این موضوع اشاره دارد.
• برخی نهادهای دولتی: در موارد خاص، برخی سازمان ها و ادارات دولتی برای مدارک مرتبط با خود، اقدام به برابر اصل کردن می نمایند.

ابرازی به چه معناست؟ تفاوت کلیدی با کپی برابر اصل معمولی

درک معنای ابرازی و تفاوت آن با کپی برابر اصل بدون قید ابرازی، از اهمیت بنیادینی برخوردار است. این تمایز، پیامدهای حقوقی متفاوتی برای سردفتر، متقاضی و مراجع دریافت کننده سند ایجاد می کند.

تعریف دقیق ابرازی

واژه ابرازی در اصطلاح حقوقی و ثبتی به معنای سندی که توسط متقاضی ارائه و اظهار شده است می باشد. هنگامی که یک سند، به ویژه اسناد عادی (مثل قولنامه، اجاره نامه دست نویس یا سایر توافقات خصوصی) برای برابر اصل شدن به دفترخانه ارائه می شود، سردفتر مهر کپی برابر اصل ابرازی است را بر روی آن درج می کند.

نقطه تفاوت اصلی و حیاتی

تفاوت اساسی بین کپی برابر اصل و کپی برابر اصل ابرازی در میزان مسئولیت سردفتر و اعتبار ماهوی سند است:

1. در کپی برابر اصل (بدون قید ابرازی)، اگرچه سردفتر مسئولیت تأیید اصالت ماهوی سند را ندارد، اما در مورد اسناد رسمی که در همان دفترخانه تنظیم شده اند، یا اسنادی که اصالت آن ها به راحتی قابل راستی آزمایی است (مانند شناسنامه با مهر ثبت احوال)، این عبارت کمتر استفاده می شود و بیشتر بر مطابقت شکلی تاکید دارد.
2. در کپی برابر اصل ابرازی، سردفتر صرفاً مطابقت ظاهری فتوکپی با اصل سندی را که در همان لحظه به او ارائه شده، گواهی می کند. این بدان معناست که سردفتر هیچ گونه مسئولیتی در قبال اصالت ماهوی (مثلاً اینکه آیا امضاهای سند واقعی هستند یا خیر)، صحت محتوای سند (مثلاً اینکه آیا مفاد آن صحیح و قانونی است یا خیر)، یا جعلی نبودن آن سند ندارد و مسئولیت از وی سلب می شود. سردفتر تنها ظاهر سند را با کپی آن تطبیق می دهد.

سردفتران دفاتر اسناد رسمی هیچ سازوکار قانونی یا ابزار فنی برای استعلام برخط و تأیید اصالت تمامی اسناد عادی را ندارند. بنابراین، برای حفظ حقوق خود و شفاف سازی میزان مسئولیت، عبارت ابرازی را درج می کنند تا به مراجع دریافت کننده سند، متذکر شوند که اصالت سند توسط ایشان تأیید نشده است.

این رویکرد مبتنی بر بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شماره ۱۴۶۹۷۸ مورخه ۱۳۸۸/۰۸/۰۲ است که به دفاتر اسناد رسمی اجازه می دهد تا نسبت به برابر اصل نمودن اوراق و ضمائم ارائه شده از ناحیه متقاضیان اقدام نمایند. همچنین، ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی نیز تصدیق اوراق و مطابقت آن ها را ممکن می سازد، اما در هیچ جا اشاره ای به وظیفه سردفتر برای تأیید اصالت ماهوی سند نمی کند.

بر این اساس، هر مرجعی که سند کپی برابر اصل ابرازی را دریافت می کند، خود باید در صورت لزوم و برای رفع تردید، نسبت به استعلام اصالت اصل سند از مرجع صادرکننده یا طرفین ذینفع اقدام نماید. این تمایز، سنگ بنای درک اعتبار این نوع از برابر اصل کردن است.

اعتبار حقوقی کپی برابر اصل ابرازی در مراجع مختلف

میزان پذیرش و اعتباری که مراجع مختلف به کپی برابر اصل ابرازی می دهند، متفاوت است و به نوع مرجع و قوانین خاص آن بستگی دارد. درک این تفاوت ها برای متقاضیان حائز اهمیت است.

در محاکم قضایی (دادگاه ها، دیوان عدالت اداری)

در نظام قضایی ایران، اصولاً سند اصلی (اوراق و مدارک اصل) ملاک قضاوت است. کپی برابر اصل ابرازی به تنهایی دلیل قطعی محسوب نمی شود و صرفاً می تواند به عنوان اماره یا قرینه در کنار سایر ادله مورد استناد قرار گیرد. اغلب، دادگاه ها و دیوان عدالت اداری در صورت لزوم، اصل سند را از طرفین مطالبه می کنند تا از صحت و اصالت آن اطمینان حاصل نمایند.

• نقش اماره: در مواردی که ارائه اصل سند دشوار یا ناممکن است (مانند نگهداری اصل در نهادهای دولتی یا مفقودی پس از برابر اصل)، دادگاه ممکن است با احتیاط و در کنار سایر شواهد، به کپی برابر اصل ابرازی اکتفا کند. اما این به معنای بی نیازی از اثبات اصالت سند نیست.
• لزوم مطالبه اصل: در پرونده های حساس، به ویژه آن هایی که به حقوق مالکیت یا تعهدات مالی کلان مربوط می شوند، دادگاه معمولاً طرفین را ملزم به ارائه اصل سند می کند. اگر اصالت سند مورد انکار یا تردید قرار گیرد، مسئولیت اثبات اصالت بر عهده ارائه دهنده سند است.

در سفارتخانه ها و مراجع خارجی

پذیرش کپی برابر اصل ابرازی توسط سفارتخانه ها و مراجع خارجی بسیار متفاوت است و به سیاست های داخلی آن کشور و نوع سفارتخانه بستگی دارد. بسیاری از سفارتخانه ها، به ویژه برای امور مهاجرتی یا تحصیلی، ممکن است کپی برابر اصل ابرازی را به تنهایی کافی ندانند.

• نیاز به تأییدات تکمیلی: در بسیاری از موارد، علاوه بر برابر اصل کردن سند، نیاز به تأییدات تکمیلی از مراجعی مانند وزارت امور خارجه و یا قوه قضائیه نیز وجود دارد. این تأییدات به اصالت سند اعتبار بین المللی بیشتری می بخشند.
• توصیه های عملی: برای متقاضیان مهاجرت یا تحصیل در خارج از کشور، توصیه می شود قبل از اقدام به برابر اصل کردن، حتماً با سفارتخانه یا مرجع مورد نظر تماس گرفته و از الزامات دقیق آن ها در مورد نوع برابر اصل کردن و تأییدات مورد نیاز، مطلع شوند. بی توجهی به این نکته می تواند منجر به اتلاف وقت و هزینه شود.

در ادارات و نهادهای داخلی (بیمه، اداره کار، بانک ها، ثبت نام ها)

میزان پذیرش کپی برابر اصل ابرازی در ادارات و نهادهای داخلی کشور نیز متفاوت است:

• پذیرش عمومی: در بسیاری از امور روزمره و ثبت نام های عادی، کپی برابر اصل ابرازی به سادگی پذیرفته می شود و الزامات سختگیرانه ای وجود ندارد. به عنوان مثال، برای ثبت نام در برخی دوره های آموزشی یا تشکیل پرونده در اداره کار، معمولاً این نوع کپی قابل قبول است.
• امکان درخواست اصل: با این حال، در مراحل بعدی یا در صورت نیاز به بررسی دقیق تر، ممکن است از متقاضی درخواست شود که اصل سند را نیز ارائه دهد.
• چالش های احتمالی: در نهادهای حساس تر یا در فرآیندهایی که نیاز به احراز هویت قوی تر یا تأیید قطعی اصالت سند است (مثلاً برای ثبت نام در نیروهای مسلح یا برخی معاملات بانکی مهم)، ممکن است کپی برابر اصل ابرازی به تنهایی کافی نبوده و نیاز به اصل سند یا تأییدات خاص تر باشد.

مسئولیت های حقوقی و پیامدهای کپی برابر اصل ابرازی

درک مسئولیت های حقوقی ناشی از کپی برابر اصل ابرازی، هم برای سردفتر و هم برای متقاضی ضروری است. این بخش به بررسی این مسئولیت ها و پیامدهای احتمالی سوءاستفاده ها می پردازد.

مسئولیت سردفتر

مسئولیت سردفتر در برابر اصل کردن یک سند با قید ابرازی، به طور محدود و مشخص است. سردفتر تنها موظف به مطابقت تصویر یا فتوکپی با اصل سندی است که در زمان برابر اصل کردن به او ارائه شده است. این مطابقت صرفاً از جنبه ظاهری و شکلی است و به هیچ عنوان به معنای تأیید اصالت محتوایی یا صحت و اعتبار قانونی آن سند نیست. بنابراین، در صورتی که سند ارائه شده جعلی باشد یا محتوای آن صحیح نباشد، سردفتر هیچ گونه مسئولیتی در قبال جعل یا عدم اصالت آن ندارد. مهر ابرازی دقیقاً برای همین منظور طراحی شده تا حدود مسئولیت سردفتر را مشخص نماید و متقاضی و مراجع گیرنده سند از این محدودیت آگاه باشند.

مسئولیت متقاضی

برخلاف سردفتر، مسئولیت اصلی در قبال اصالت و صحت سند بر عهده متقاضی است. فردی که سند را برای برابر اصل شدن ارائه می دهد، مسئولیت کامل صحت و اصالت آن را بر عهده دارد. پیامدهای قانونی ارائه اسناد جعلی یا دارای محتوای نادرست، شامل موارد زیر می شود:

• مجازات کیفری: ارائه اسناد جعلی به عنوان جعل در سند یا استفاده از سند مجعول محسوب شده و فرد مرتکب، مطابق قانون مجازات اسلامی، مشمول پیگردهای کیفری و مجازات های مربوط به آن خواهد بود.
• مسئولیت حقوقی: علاوه بر مجازات کیفری، متقاضی باید خسارات ناشی از ارائه سند جعلی را نیز جبران کند و ممکن است در دعاوی حقوقی، حق خود را از دست بدهد.

جعل و سوءاستفاده از کپی برابر اصل ابرازی

یکی از نگرانی های اصلی در مورد اسناد کپی برابر اصل ابرازی، امکان سوءاستفاده یا جعل است. لازم به تأکید است که برابر اصل ابرازی کردن یک سند جعلی، به هیچ عنوان به آن مشروعیت نمی بخشد. یک سند جعلی، همچنان جعلی باقی می ماند و صرفاً به دلیل داشتن مهر برابر اصل ابرازی، معتبر نمی شود. مرتکب جعل و استفاده کننده از سند مجعول، مسئولیت کیفری و حقوقی دارد.

برای برخورد با سوءاستفاده های احتمالی، به ویژه در مواردی مانند فروش ملک با کپی برابر اصل ابرازی یا هرگونه معامله مهم دیگر، توصیه می شود که همواره:

• اصل سند را مطالبه کنید: در هر معامله ای که اصالت سند برای شما اهمیت دارد، حتماً اصل سند را رؤیت کرده و با کپی برابر اصل ابرازی تطبیق دهید.
• استعلام اصالت سند: در موارد مشکوک یا معاملات بزرگ، از مرجع صادرکننده سند نسبت به اصالت آن استعلام بگیرید. برای اسناد رسمی، امکان استعلام سیستمی وجود دارد. برای اسناد عادی، باید از طرفین سند و سایر شواهد کمک گرفت.

گم شدن اصل مدرک بعد از برابر اصل ابرازی

یکی از سناریوهای رایج و نگران کننده، گم شدن اصل مدرک پس از دریافت کپی برابر اصل ابرازی است. در این شرایط، وجاهت قانونی آن کپی برابر اصل ابرازی به شدت کاهش می یابد و معمولاً نمی تواند جایگزین اصل سند شود.

• کاهش اعتبار: با گم شدن اصل، مرجع دریافت کننده کپی برابر اصل ابرازی دیگر امکان تطبیق آن با اصل را نخواهد داشت و به دلیل عدم تضمین اصالت توسط سردفتر، اعتبار آن به عنوان یک سند اثباتی بسیار ضعیف خواهد شد. در محاکم قضایی، بدون وجود اصل، استناد به کپی برابر اصل ابرازی بسیار دشوار است.
• اقدامات لازم: در صورت مفقود شدن اصل مدرک، باید بلافاصله به مرجع صادرکننده سند مراجعه کرده و درخواست رونوشت یا المثنی آن را نمایید. به عنوان مثال، برای شناسنامه به اداره ثبت احوال، برای سند ازدواج به دفتر ازدواج و برای سند مالکیت به اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه شود. به هیچ عنوان نمی توان از روی یک فتوکپی برابر اصل شده، مجدداً برابر اصل دیگری گرفت؛ زیرا این کار فقط از روی اصل سند امکان پذیر است.

نحوه دریافت کپی برابر اصل ابرازی: راهنمای گام به گام

برای دریافت کپی برابر اصل ابرازی، لازم است مراحلی را دنبال کنید. این فرآیند عمدتاً در دفاتر اسناد رسمی انجام می شود و درک جزئیات آن می تواند به شما در صرفه جویی زمان و جلوگیری از مراجعات مکرر کمک کند.

مدارک مورد نیاز

قبل از مراجعه به دفترخانه، اطمینان حاصل کنید که مدارک زیر را همراه دارید:

1. اصل سند: مهمترین و ضروری ترین مدرک، همان سند اصلی است که قصد دارید کپی آن را برابر اصل کنید. بدون ارائه اصل سند، هیچ دفترخانه ای مجاز به برابر اصل کردن کپی آن نیست.
2. کپی آماده شده از سند (اختیاری): می توانید کپی های مورد نیاز خود را قبلاً تهیه و به دفترخانه ببرید. در غیر این صورت، اغلب دفاتر اسناد رسمی امکان کپی گرفتن از اسناد را در همان محل فراهم می کنند.
3. کارت ملی متقاضی: برای احراز هویت فرد متقاضی.

مراجعه به دفاتر اسناد رسمی

با در دست داشتن مدارک فوق، به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنید. در این دفاتر، درخواست خود را برای برابر اصل کردن کپی سند ارائه دهید.

توضیح فرایند و تأکید بر ارائه اصل سند

سردفتر یا نماینده او، اصل سند را با کپی آن تطبیق می دهد. در این مرحله، دقت می شود که هیچ گونه مغایرتی بین نسخه کپی و اصل سند وجود نداشته باشد. پس از تأیید مطابقت ظاهری، مهر کپی برابر اصل ابرازی است بر روی نسخه کپی درج می گردد. همان طور که پیش تر ذکر شد، این مهر نشان می دهد که اصالت محتوایی سند توسط سردفتر تأیید نشده و صرفاً مطابقت شکلی گواهی شده است.

جزئیات مربوط به هزینه ها و نحوه پرداخت

هزینه برابر اصل کردن اسناد بر اساس تعرفه های مصوب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محاسبه می شود. این هزینه ها معمولاً به ازای هر صفحه یا هر مهر برابر اصل متفاوت است. در حال حاضر، پرداخت این هزینه ها معمولاً به صورت آنلاین از طریق درگاه های پرداخت متصل به سامانه ثبت آنی یا دستگاه پوز در دفترخانه انجام می شود. فرایند کلی پرداخت به شرح زیر است:

1. ورود به سامانه ثبت الکترونیک اسناد (توسط دفترخانه).
2. انتخاب گزینه سایر پرداخت های ثبتی.
3. انتخاب موضوع پرداخت (مانند کپی برابر اصل اسناد مالکیت یا کپی برابر اصل سایر مدارک).
4. وارد کردن تعداد و توضیحات لازم.
5. پرداخت هزینه از طریق کارت بانکی متقاضی.

نکات مهم

• لزوم حضور صاحب سند یا وکیل قانونی: برای برابر اصل کردن برخی اسناد، حضور شخص صاحب سند یا وکیل قانونی او (با ارائه وکالت نامه رسمی) الزامی است. این امر به منظور حفظ حقوق افراد و جلوگیری از سوءاستفاده انجام می شود.
• عدم امکان برابر اصل از روی کپی: به یاد داشته باشید که صرفاً از روی اصل سند می توان کپی برابر اصل تهیه کرد. تهیه کپی برابر اصل از روی یک کپی (حتی اگر آن کپی قبلاً برابر اصل شده باشد) امکان پذیر نیست.
• عدم امکان برابر اصل از روی نسخه دیجیتال: عکس های موبایلی، اسکن ها یا فایل های PDF از اسناد، قابلیت برابر اصل شدن ندارند. برای این منظور، حتماً نیاز به نسخه فیزیکی و چاپی از سند وجود دارد.

چالش ها و موارد خاص در برابر اصل کردن اسناد عادی

با وجود بخشنامه ها و قوانین روشن، گاهی اوقات متقاضیان در برابر اصل کردن برخی اسناد، به ویژه اسناد عادی مانند قولنامه ها، با چالش هایی مواجه می شوند. درک این چالش ها و راه حل های قانونی آن ها اهمیت دارد.

خودداری برخی دفاتر از برابر اصل کردن قولنامه عادی

یکی از مسائل رایج، امتناع برخی دفاتر اسناد رسمی از برابر اصل کردن قولنامه های عادی است. این رویه معمولاً ناشی از احتیاط بیش از حد سردفتران و نگرانی آن ها از پیامدهای حقوقی احتمالی است. با این حال، بر اساس بخشنامه شماره ۱۴۶۹۷۸ مورخه ۱۳۸۸/۰۸/۰۲ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و نیز ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، دفاتر اسناد رسمی مکلف به تصدیق اوراق و مدارک ابرازی مراجعین هستند و نباید از پذیرش امور مربوط به این قبیل مراجعین خودداری نمایند.

همانطور که قبلاً اشاره شد، گواهی برابر با اصل یک سند، به معنای تأیید صحت و اصالت محتوا و امضاهای آن نیست، بلکه صرفاً گواهی می کند که رونوشت تهیه شده، مطابق با اصل سندی است که در آن لحظه به سردفتر ارائه گردیده است. برای رفع هرگونه ابهام، دفترخانه می تواند این عبارت را بر روی کپی تصدیق شده درج نماید: این رونوشت صرفاً با اصل سند عادی ارائه شده مطابقت داده شد و دفترخانه از صحت مندرجات و اصالت امضاهای سند عادی اطلاعی ندارد.

امتناع از برابر اصل کردن اسناد عادی با وجود ارائه اصل آن ها، عملی خلاف بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. در صورت مواجهه با چنین موردی، متقاضیان می توانند به دفاتر دیگری مراجعه کرده یا مراتب را به اداره کل ثبت استان مربوطه گزارش دهند.

محدودیت های برابر اصل کردن

برخی محدودیت ها در برابر اصل کردن اسناد وجود دارد که آگاهی از آن ها از بروز مشکلات جلوگیری می کند:

• عدم امکان برابر اصل کردن از روی کپی برابر اصل: یک کپی که قبلاً برابر اصل شده، خود به منزله اصل تلقی نمی شود. لذا، امکان تهیه یک کپی برابر اصل جدید از روی آن وجود ندارد. همیشه باید اصل سند را برای برابر اصل کردن ارائه داد.
• عدم امکان برابر اصل کردن از روی نسخه دیجیتال: اسناد در قالب عکس های موبایلی، فایل های اسکن شده یا هر نوع فرمت دیجیتال دیگر، نمی توانند مستقیماً برابر اصل شوند. برای برابر اصل شدن، لازم است نسخه فیزیکی و چاپی از سند موجود باشد. در صورت لزوم، ابتدا باید از فایل دیجیتال پرینت گرفته شود و سپس نسخه چاپی با اصل تطبیق داده شود (در صورتی که اصل موجود باشد).
• نیاز به رونوشت در صورت گم شدن اصل: اگر اصل سند مفقود شده باشد، نمی توان با یک کپی عادی یا حتی یک کپی برابر اصل ابرازی قدیمی، اقدام به تهیه کپی برابر اصل جدید نمود. در این شرایط، تنها راهکار، مراجعه به مرجع صادرکننده سند (مثل اداره ثبت احوال برای شناسنامه، یا دفترخانه ازدواج برای سند ازدواج) و درخواست صدور رونوشت یا المثنی رسمی از آن سند است.

آگاهی از این نکات به متقاضیان کمک می کند تا با آمادگی کامل و اطلاعات صحیح به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کرده و از سردرگمی و اتلاف وقت جلوگیری نمایند.

سوالات متداول (FAQ)

آیا می توان از روی کپی برابر اصل، مجدداً کپی برابر اصل گرفت؟

خیر، امکان پذیر نیست. برابر اصل کردن اسناد فقط از روی اصل سند انجام می شود و کپی برابر اصل، حتی اگر دارای مهر رسمی باشد، خود به عنوان اصل تلقی نمی شود.

اگر اصل سند گم شود، آیا می توان از روی فتوکپی آن برابر اصل ابرازی گرفت؟

خیر، برای برابر اصل کردن هر سندی، ارائه اصل آن الزامی است. در صورت گم شدن اصل، باید از مرجع صادرکننده سند، رونوشت یا المثنی رسمی تهیه شود.

آیا عکس موبایلی از سند، قابلیت برابر اصل ابرازی شدن دارد؟

خیر. برای برابر اصل شدن، لازم است نسخه فیزیکی و چاپی از سند ارائه شود تا سردفتر بتواند مطابقت ظاهری آن را با اصل تأیید کند.

آیا دفترخانه می تواند از برابر اصل کردن قولنامه عادی خودداری کند؟

خیر، بر اساس بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دفاتر اسناد رسمی مکلف به برابر اصل کردن اسناد ابرازی، از جمله قولنامه های عادی، هستند. خودداری از این امر خلاف مقررات است.

چرا برخی دفاتر از برابر اصل کردن قولنامه های عادی خودداری می کنند؟

این خودداری معمولاً به دلیل احتیاط بیش از حد و نگرانی از پیامدهای حقوقی احتمالی است، با این توجیه که سردفتر نمی تواند اصالت ماهوی قولنامه عادی را تأیید کند. با این حال، با درج قید ابرازی و شفاف سازی مسئولیت، این کار باید انجام شود.

آیا کپی برابر اصل ابرازی برای ثبت نام در نهادهای خاص (مثل نیرو انتظامی) مشکلی ایجاد نمی کند؟

پذیرش این مدارک به سیاست داخلی هر نهاد بستگی دارد. در برخی نهادهای حساس، ممکن است اصل سند یا تأییدات رسمی دیگری مطالبه شود. بهتر است قبل از اقدام، از الزامات نهاد مربوطه استعلام بگیرید.

اگر قولنامه عادی برابر اصل ابرازی شده باشد، اما اصل آن گم شود، چه وجاهت قانونی دارد؟

در صورت مفقود شدن اصل قولنامه، اعتبار کپی برابر اصل ابرازی به شدت کاهش می یابد. بدون اصل، امکان اثبات اصالت سند در محاکم بسیار دشوار است و معمولاً به تنهایی سندیت قطعی ندارد. در این شرایط، باید با وکیل مشورت شود.

در صورت مفقود شدن اصل مدرک بعد از برابر اصل ابرازی، چه باید کرد؟

باید فوراً به مرجع صادرکننده اصل مدرک مراجعه کرده و درخواست رونوشت یا المثنی رسمی آن را بنمایید تا بتوانید جایگزین قانونی برای سند اصلی تهیه کنید.

آیا رای دادگاه طلاق باید برابر اصل شود؟

برای انجام برخی مراحل اداری مربوط به طلاق، مانند ثبت در دفترخانه طلاق یا ارائه به سازمان های دیگر، ممکن است نیاز به کپی برابر اصل رأی دادگاه باشد. اما دفاتر اسناد رسمی برای رأی دادگاه نیاز به خود اصل رأی دادگاه دارند تا آن را برابر اصل کنند.

آیا قرارداد کپی برابر اصل شده در دادگاه قابل استناد است و احتمال جعل وجود دارد؟

قرارداد کپی برابر اصل شده (با قید ابرازی) در دادگاه می تواند به عنوان یک قرینه یا اماره در کنار سایر ادله مورد استناد قرار گیرد، اما به تنهایی دلیل قطعی محسوب نمی شود و دادگاه معمولاً اصل سند را مطالبه می کند. اگر اصل قرارداد جعلی باشد، کپی برابر اصل آن نیز جعل محسوب شده و ارائه دهنده آن مسئولیت کیفری و حقوقی خواهد داشت.

نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی جامع مفهوم کپی برابر اصل ابرازی، تفاوت حیاتی آن با کپی برابر اصل معمولی، اعتبار حقوقی آن در مراجع گوناگون و مسئولیت های ناشی از آن پرداختیم. نکته کلیدی این است که قید ابرازی بر روی مهر برابر اصل دفاتر اسناد رسمی، به معنای سلب مسئولیت سردفتر در قبال اصالت ماهوی و صحت محتوای سند است و تنها مطابقت ظاهری فتوکپی با اصل ارائه شده گواهی می شود. آگاهی از این تمایز، به ویژه در معاملات مهم و پرونده های حقوقی، از بروز مشکلات و سوءاستفاده های احتمالی جلوگیری می کند. همواره توصیه می شود در امور حقوقی دقت لازم را به عمل آورید و در صورت لزوم، برای اطمینان بیشتر، با وکلای متخصص مشورت نمایید.