مهمترین اصول حسابداری فروشگاه و حساب کتاب مغازه
حسابداری ساده مغازه به چه معناست؟
برای مدیریت صحیح فروشگاه و یا مغازه خود و همچنین پردازش صحیح امور مالی آن، نیاز است با حسابداری فروشگاهی، نرم افزار مغازه و اصول حسابداری مغازه آشنایی داشته باشید. فروشگاه‌های زنجیره‌ای و بزرگ به دلیل حجم بالای تراکنش‌ها و مشتریان زیادی که به‌صورت روزانه به آنها مراجعه می‌کنند، نیاز به توجه بیشتری به بخش حسابداری داشته و باید در این زمینه به شکلی حرفه‌ای‌تر عمل کنند. بااین‌وجود حسابداری ساده مغازه، می‌تواند راه‌حل مناسبی برای فروشگاه‌های کوچک‌تر باشد و نیازهای شما در این زمینه را برطرف کند.
در این مقاله نیز قصد داریم به بررسی نحوه حساب و کتاب ساده فروشگاه‌ها و همچنین ویژگی‌های یک نرم‌افزار ساده حسابداری بپردازیم. اگر شما نیز به‌تازگی فروشگاه خود را راه‌اندازی کرده و یا قصد آشنایی بیشتر با روند حسابداری ساده فروشگاه‌ها را دارید، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
مدیریت تمامی فروشگاه‌های بزرگ و کوچک، با ثبت و پردازش امور مالی صورت می‌گیرد. به‌عنوان‌مثال اگر مدیریت یک فروشگاه را بر عهده داشته باشید، با یادداشت و ثبت تمامی فاکتورهای فروش، فاکتورهای خرید، زمان پرداخت چک‌ها، محاسبه سود و زیان، حساب‌های امانی و نسیه و… آشنایی دارید. انجام تمامی این فرایندها، همان حسابداری نام دارد که در فروشگاه‌های بزرگ و کوچک، به روش‌های متنوعی انجام می‌شود. تمامی فرایندهای حسابداری ساده مغازه، توسط صاحب فروشگاه و یا یک فرد مسئول انجام می‌شود.
گردش حساب در این بخش نسبت به فروشگاه‌های بزرگ، بسیار پایین‌تر است و نحوه حسابداری روندی ساده‌تر را در پی خواهد داشت. هرچند رسیدگی به امور مالی این دسته از فروشگاه‌ها در مقایسه با فروشگاه‌های زنجیره‌ای و بزرگ، به‌مراتب ساده‌تر است، اما استفاده از یک سیستم حسابداری باعث بهبود روند کاری و هم چنین محاسبه دقیق‌تر صورت‌حساب‌ها خواهد شد؛ به همین دلیل نیز توصیه می‌کنیم اگر قصد بهبود روند کاری فروشگاه خود را دارید، از یک نرم‌افزار حسابدار مغازه استفاده کرده و از ویژگی‌های مختلف آن بهره‌مند شوید.
اصول حسابداری ساده فروشگاهی و مغازه
حسابداری در تمامی بخش‌ها دارای برخی اصول ثابت و اولیه است که تمامی حسابداران ملزم به رعایت و انجام آنها هستند. برای انجام صحیح امور حسابداری ساده مغازه و فروشگاه‌ها نیز، باید برخی موارد انجام شوند که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم:
- کنترل محصولات و موجودی انبار
- ثبت عملیات‌های فروش و صدور فاکتور هنگام فروش محصولات
- ثبت اطلاعات روش‌های فروش که شامل فروش نقدی، فروش نسیه و… می‌شود.
- محاسبه سود و زیان
- ثبت و محاسبه تراز مالی
- محاسبه حقوق مسئول فروشگاه و یا کارکنان
استفاده از نرم‌افزار حسابداری ساده فروشگاهی و مغازه برای پردازش امور مالی
امروزه باتوجه‌به پیشرفت تکنولوژی، نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی برای کسب‌وکارهای گوناگون طراحی شده‌اند. نمونه‌ای از این نرم‌افزارهای حسابداری که کاربران زیادی از آنها استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای ساده برای محاسبه و پردازش امور مالی فروشگاه‌های کوچک و مغازه‌ها هستند. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ساده برای فروشگاه خود، می‌توانید پردازش و رسیدگی به امور مالی و حسابداری را با سرعت و دقت بیشتری انجام داده و روند کاری خود را بهبود ببخشید.
نرم افزار عمده فروشی و نرم‌افزار حسابداری ساده مغازه، کاربردهای مختلفی برای کسب‌وکار شما خواهد داشت که با استفاده از آنها می‌توانید تصمیم‌گیری‌های بهتری برای پیشرفت کاری خود بگیرید. به‌عنوان‌مثال تمامی این نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت صدور فاکتور فروش و صورت‌حساب را دارند. با این ویژگی می‌توانید جزئیات فروش محصول را در فاکتور به‌راحتی ثبت کرده و از بروز خطاهای انسانی نیز جلوگیری کنید.
ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری ساده فروشگاهی و مغازه
همانطور که به آن اشاره کردیم، نرم‌افزارهای حسابداری ساده که برای فروشگاه‌ها و مغازه‌های کوچک استفاده می‌شوند، کاربردهای مختلفی دارند و می‌توانند بخش‌های متنوع امور مالی و حسابداری شما را مدیریت کنند. به‌عنوان‌مثال با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری ساده به‌راحتی می‌توانید ارزش‌افزوده محصولات و کالاهای فروشگاه خود را محاسبه کرده و همچنین تخفیفات مختلفی را روی اجناس فروشگاه تعیین کنید. در ادامه به معرفی مهمترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری ساده مغازه می‌پردازیم:
- رابط کاربری ساده
- قیمت مناسب
- کارکرد ساده و آسان
- ارائه گزارش‌های کاربردی
- تأمین امنیت اطلاعات حسابداری
- ثبت و ذخیره مشخصات مشتریان
- سرعت مناسب در پردازش عملیات‌های حسابداری
چگونه حسابداری را برای یک فروشگاه انجام دهید؟
ثبت تراکنش‌های مالی روزانه یک کسب و کار با دفترداری یا حسابداری به صاحبان آن اجازه می‌دهد که دقیقاً درآمد و هزینه‌های خود را پیگیری کرده و با تجزیه تحلیل دقیق آنها بتوانند تصمیمات مالی خود را بگیرند. اما در فروشگاه های خرده فروشی (مغازه ها) به طور معمول مراحل متعددی برای حسابداری خود دارند و مدیران آنها اغلب از نزدیک همه چیز را مانند موجودی کنترل می نمایند تا مشخص کنند که چه چیزی فروش خوبی دارد و چه چیزی نه
ولی آنها می توانند با تغییر ابزارهای حسابداری که در انتها خواهیم گفت شیوه کاری خود را بهینه کرده تا مدیریت خود را روان تر و سود دهی خود را به حداکثر برسانند و این حسابداری برای فروشگاه‌های خرده‌فروشی می تواند شامل مدیریت فروش، هزینه‌ها، بدهی ها، مطالبات، موجودی و مشتریان باشد که هرچه بتوان آنها را سیستمی نمود فرایندها سریعتر و راحت تر انجام خواهد شد مانند فشردن یک دکمه!!!
مراقب حساب موجودی خود باشید چون موجودی همه چیز است
بهتر است شما ساختاری داشته باشید که بتوانید بصورت روزانه جریان موجودی انبار خود را دنبال کرده و از تعداد و قیمت فروش هر کدام اطلاع داشته باشید تا علاوه بر منظم شدن فرایندهای فروش دوره ای بتوانید اطلاعات کالاهای فاسد شده، دزدیده شده یا آسیب دیده را داشته باشید چراکه موجودی مهمترین دارایی یک فروشگاه خرده فروشی است و معمولا بیشترین سهم سرمایه گذاری صاحبان مشاغل را شامل می شود بنابراین بسیار مهم است که بدانید حساب های موجودی شما در هر زمان دقیقاً به چه میزان است.
از کنترل موجودی کالا انبار بیشتر بدانید
حفظ ارزش ریالی و تعداد موجودی محصولات مهمترین وظیفه شما به عنوان یک مدیر است و برای این کنترل نیاز دارید که تمامی خریدهای خود از تامین کنندگان، گردش مالی موجودی، تعیین سطح دسترسی به موجودی و اطلاعات حسابداری، میزان فروش و… را همیشه بررسی کرده تا اطمینان داشته باشید طبق برنامه های پیش بینی شده در حال حرکت هستید.
همانطور که گفته شد موجودی فروشگاه برابر با پول خالص بوده و با کنترل همیشگی حداقل میزان موجودی که می‌خواهید در دست داشته باشید می توانید تا قبل از این که از این نقطه عبور کند، دوباره سفارش خرید خود را بدهید.
اما برای حفظ ارزش ریالی موجودی خود بگذارید مثالی را مطرح نماییم:
اگر هر کدام از پنجاه عدد محصول خود را با قیمت صد هزارتومان خریداری کرده باشید و فردا قیمت آن تا صد و پنجاه هزارتومان افزایش یابد، ناگهان موجودی شما ارزش بیشتری پیدا می نماید.
اما اگر قیمت فردا به پنجاه هزارتومان کاهش یابد، موجودی شما ارزش کمتری دارد.
پس مراقب “کوچک شدن ارزش موجودی” خود باشید!
اما حالتی دیگر وجود دارد:
به عنوان مثال شما می‌دانید که پنجاه عدد محصول خریداری کرده اید اما می دانید فقط چهل عدد آن را فروخته اید پس باید ده عدد داشته باشید ولی اگر تنها هشت عدد باقی مانده باشد چی؟
این هم همان “کوچک شدن ارزش موجودی” شما است.
حالا شاید آن دو محصول گم شده،دزدیده شده،خراب شده و یا مجبور شده بیرون انداخته باشید اما معمولا باید کمتر از یک درصد از موجودی کل شما باشد و گرنه این هم نوعی دیگر از ضرر است.
پس کوچک شدن ارزش موجودی می تواند برای هر کسب و کار اتفاق بیوفتد و به همین دلیل است که باید بطور مرتب فهرستی دقیق از موجودی خود داشته باشید تا چیزی از قلم نیوفتد.
درآمد خود را ردیابی کنید
جریان مالی که از فروش حاصل می گردد بزرگترین منبع مالی شما محسوب می شود اما ممکن است از منابع دیگری از درآمد مانند هزینه‌های خدمات پس از فروش، کمیسیون‌های ارسال پستی و پیک و یا حتی فروش گارانتی داشته باشید. در هر حال بهتر است POS شما به عنوان منبع اصلی درآمد با سیستم حسابرسی شما در یک ارتباط لحظه به لحظه باشد، تا این یکپارچگی به حسابرسی‌های شما نظم ببخشد.
بدهی و دارایی (مطالبات) در حسابداری
اگر هنوز یک حساب بانکی جداگانه برای کسب و کار خود ندارید، همین حالا برای باز کردن حساب اقدام کرده تا بتوانید با دیدن جریان نقدینگی کسب و کار خود، مراقب ورود و خروج پول باشید.
سپس سوابق دقیقی از پول هایی که دیگران به شما بدهکار هستند و همچنین پولها و هزینه هایی که شما باید بپردازید را جمع آوری کرده و نگهداری نمایید. اما یک سیستم حسابداری خوب می تواند به شما یاد آوری کند قبض‌ها و وام‌های اعتباری را به موقع پرداخت کنید و هچنین نشان دهد از چه کسانی باید دریافتی داشته باشید و این مدیریت بدهی ها می تواند اعتبار شما را در بازار تقویت یا حفظ کرده و مدیریت دریافتی ها هم می تواند جریان نقدینگی شما را مثبت نگه داشته و در این زمینه پیشنهاد می شود:
– هزینه ای را زودتر از موعد پرداخت نکنید و اگر قرار است ۳۰ روز باشد، در عرض ۳۰ روز آن را پرداخت نمایید.
– همیشه یک ذخیره در حساب بانکی کسب و کار خود داشته باشید.
بهترین روش حسابداری فروشگاه یا مغازه
سعی نکنید همه این موارد را با استفاده از اکسل یا ماشین حساب جمع کنید. به خودتان لطف کنید و از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید البته نه هر نرم افزار حسابداری!!!
از نرم افزارهایی که فقط فاکتور صادر می کنند یا فقط گزارش ارائه می دهند، خودداری کنید. شما ابزاری می خواهید که بتواند همه کارها را برای شما را انجام دهد مثل صندوق فروش و اتصال به POS و بارکدخوان و فیش پرینتر،حسابداری، انبارداری، مدیریت مشتریان(باشگاه مشتریان و CRM) و فقط در این حالت است که کسب و کار شما آسان تر از قبل می شود.
در مرحله بعد هم کافیست با آن شروع به فعالیت نمایید تا با دریافت اطلاعات، بتواند به شما بصورت خودکار گزارشاتی که لازم دارید را ارائه بدهد.